Hoe optimaal zijn jouw IT processen? Als je geen tijd hebt om dit artikel te lezen, niet optimaal genoeg.

Herkenbaar voor velen: je agenda loopt over en je bent naarstig op zoek naar die zesde dag in je werkweek. Om tijd te besparen draait het meestal niet om de techniek, maar juist om de optimalisatie van processen. Daarom neem ik je vandaag mee in een artikel over de neuzen juist níet dezelfde kant op laten wijzen (ja echt) en managementsimulaties. Simulaties die je uit de dagelijkse gang van zaken halen en je in staat stellen te focussen op de processen zonder afleiding van de inhoud. Ergo: tijdswinst.

Managementsimulaties

De simulaties, zoals de Apollo 13 of Marslander, laten zien dat wanneer we in de waan van de dag doorrennen, er chaos ontstaat. Deze chaos wordt bewust gecreëerd in de eerste fase van de simulatie. Het is pas wanneer we een time-out nemen, en letterlijk de tijd stopzetten, we de ruimte hebben om te reflecteren. Vragen als “Waar zijn we nu eigenlijk mee bezig?” en “Wat is het proces?” worden cruciaal. Het nemen van deze time-out leidt, hoewel het spel met de ronde moeilijker wordt, tot betere prestaties van het team. Ze nemen de tijd om het proces efficiënter en effectiever te maken.

Waardevolle lessen voor jouw organisatie

Deze aanpak in simulaties vertaalt zich naar waardevolle lessen voor het echte leven. Het stilstaan bij de dagelijkse gang van zaken, het analyseren van wat goed en fout is gegaan en bepalen hoe het beter kan, is een investering die zijn vruchten afwerpt. Een halve dag stilstand kan resulteren in twee uur extra pure winst in de volgende week.

Helaas gunnen we onszelf deze tijd vaak niet. Het bewust inlassen van een time-out, bijvoorbeeld een middag per maand, om de operatie stil te zetten en te analyseren, is een praktische benadering. Dit geeft ruimte om te evalueren wat goed gaat en wat beter kan. Het verbeteren van de zwakste schakel, keer op keer, leidt tot een sterke organisatie die continu groeit.

“Maar mijn organisatie kan echt niet een dag dicht”

Als het stopzetten van de operatie geen optie is, kun je overwegen een kernteam uit de operatie te halen om de koers te bepalen. Of nog beter, betrek mensen uit alle lagen van de organisatie om een breder perspectief te krijgen. Soms moet je stilstaan om vooruit te komen.

Een sprekend voorbeeld is een bedrijf dat ik niet met naam en toenaam zal noemen, maar dat zichzelf een week niet bereikbaar maakt om met het team leuke dingen te doen. Dit creëert niet alleen een goede sfeer binnen het team, maar door de proactieve communicatie stelt het klanten ook in staat te anticiperen op de afwezigheid.

De neuzen allemaal een andere kant op

Je kent het wel, de leus dat alle neuzen dezelfde kant op moeten staan. Er worden sessies op de hei aan besteed en met een beetje geluk is het ook nog een thema van het nieuwe jaar. Maar beeld het je eens in, al die neuzen dezelfde kant op. Hoe moet je dan met elkaar communiceren? Is het niet veel handiger als alle neuzen een andere richting op wijzen, zoals in een cirkel, zodat er in het middelpunt gezamenlijke communicatie ontstaat? Dit kan een onderdeel van het stilstaan zijn, om zo de juiste koers te bepalen en gezamenlijk vooruitgang te boeken.

Vind je het leuk om meer te weten te komen over de manier waarop wij organisaties helpen het beste uit zichzelf te halen? Wees dan welkom op ons klantevent op donderdag 25 januari. Nog geen klant? Geen probleem. Meld je gewoon aan en wie weet zien we jou op 25 januari in Vught.

Aad Brinkman

Aad Brinkman

Na eerder zijn sporen ruimschoots verdiend te hebben in het boeiende vakgebied van Service Management, is Aad de afgelopen jaren geleidelijk doorgegroeid naar een graag geziene adviseur en interim professional als het gaat om het aanpakken van bredere procesvraagstukken op het snijvlak van Business en IT. Hij heeft zich mede daardoor de afgelopen jaren meer en meer gericht op het domein van informatievoorziening, informatieanalyse en informatiemanagement, met een intrinsieke voorkeur voor het domein Onderwijs.

Download onze whitepaper - Visie Agile voor serviceorganisaties