Enterprise Agility op het voetbalveld

by Robbert Vriens

Enterprise Agility op het voetbalveld

by Robbert Vriens

by Robbert Vriens

Iedereen die wel eens een jeugd voetbalelftal heeft begeleid zal het herkennen: het is soms een uitdaging om een volledig elftal op de been te krijgen voor de wedstrijd.

Op zich ben je als coach van het elftal best in staat om de jongens en meisjes te motiveren en daar waar nodig te ondersteunen met kennis en ervaring, maar als het aankomt op de beschikbaarheid voor de wedstijd, dan spelen er ineens hele andere factoren een rol: Shirley heeft deze week proefwerkweek, dus die is niet beschikbaar, dat is logisch. Willem heeft griep dus die kan er ook niet bij zijn. Ahmed viert met zijn familie een feestdag, hij heeft zich tijdig afgemeld. Joyce twijfelt een beetje aan haar knie en vindt het zelf beter om een keer niet te spelen, en Sander, tja, die heeft niets van zich laten horen maar daar kijk je eigenlijk niet eens meer van op. En toch word je als begeleider verantwoordelijk gehouden voor het elftal. De ouders van de kinderen die wel aanwezig zijn mopperen langs de zijlijn. “Hoe is het toch mogelijk dat hij met een half elftal komt opdagen voor de wedstrijd” klinkt het in de kantine, “Hij kan toch wel gewoon een vervanger regelen als iemand niet kan”, “Waarom moet mijn dochter de dupe worden van dit amateuristische gedoe, straks verliezen we ook het kampioenschap nog”.

Dit verhaal klinkt misschien wat overdreven, maar ook in ons dagelijks werk komen we vaker dan je denkt in vergelijkbare situaties terecht. Als projectmanager ben je verantwoordelijk voor de oplevering van bepaalde resultaten én afhankelijk van het team waarmee je deze doelen wil bereiken. Deze mensen hebben naast hun rol in het project vaak ook andere verantwoordelijkheden in de organisatie, en zijn daardoor op cruciale momenten niet beschikbaar voor het project. Het voelt als een elftal waarvan maar de helft komt opdagen, al dan niet met geldige reden. Dagje verlof, ziekte, escalaties op de eigen afdeling, noem maar op. Er zijn altijd meer dan voldoende redenen te bedenken om niet aanwezig te zijn. Maar hoe lossen we dit op?

Het begint bij het erkennen en inzichtelijk maken van de activiteiten die moeten worden uitgevoerd door de groep. Als een team zowel projectactiviteiten als reguliere werkzaamheden moet uitvoeren, maak dan eerst de totale werklast inzichtelijk voor het team. Gedeelde smart is halve smart. Op het moment dat iedereen van elkaar weet welk werk er moet worden uitgevoerd, kan het team ook gezamenlijk verantwoordelijkheid nemen voor de uitvoering ervan. In Agile termen heet dit de backlog; alle activiteiten die (in een bepaalde periode) moeten worden uitgevoerd. Dat betekent dat het dus niet enkel gaat om de projectactiviteiten, maar ook om de reguliere activiteiten van het team. Laat het team vooraf nadenken over deze reguliere werkzaamheden, hoeveel werk dit is en wie dit het best kan doen: daarmee creëer je overzicht en ruimte voor projectactiviteiten. En zoals het een goed Agile team betaamt, worden ze met elkaar verantwoordelijk voor de oplevering, ook als het bij de reguliere werkzaamheden van een van de teamleden even tegenzit.

Vervolgens is het van belang om de behaalde resultaten in het team duidelijk te benoemen. “We hebben 80% van het geplande werk in een sprint afgerond, dat is een mooi startpunt! Laten we proberen voor de volgende sprint wat minder werk te plannen zodat we wel de volledige lijst kunnen afwerken.” Stapje voor stapje leer je om de balans te vinden tussen projectwerk en regulier werk, en leer je omgaan met onzekerheid en tegenslagen.

Werkt dit ook zo in het voetbalelftal van de kinderen? Dat is helaas de vraag. Een gezamenlijk gevoel van verantwoordelijkheid creëren kan helpen, maar in tegenstelling tot een professionele organisatie heb je te maken met de belangen van ouders die vaak niet overeenstemmen met het belang van de club. Toch is het de moeite waard om de verantwoordelijkheid bij het team te beleggen, al is het maar om de spelertjes te leren dat samenwerken loont om een gezamenlijk doel te bereiken. Daar kunnen ze in hun professionele carrière nog veel plezier van hebben.

Robbert Vriens Enterprise Architect, Business-IT, Business Process Management, Digital Transformation, Financial Management.Linkedin

Top