Op dit moment is ‘Datamanagement’ een hot item voor veel bedrijven en organisaties. Velen hebben de beschikking over een sterk groeiende hoeveelheid data, en worstelen met het krijgen van grip op deze data. Tegelijkertijd zijn ze op zoek naar mogelijkheden om deze data optimaal uit te nutten, zodat het de waarde krijgt die het in potentie in zich heeft.
Om data te kunnen managen, is het van belang om vast te stellen wat data is. In het kort kun je zeggen dat het vastleggen van feiten ten aanzien van de bedrijfsvoering in je organisatie leidt tot data. Denk hierbij aan verkoopgegevens, klantgegevens, financiële gegevens, meetwaardes uit processen (welke dan ook), de lijst is haast onuitputtelijk, en daarmee raak je ook aan een deel van het probleem. Wat van deze data is nu van belang voor de organisatie en wat niet? Datamanagement richt zich dan ook op het opslaan, actueel houden, beveiligen en bruikbaar maken en houden van al deze gegevens.
Data kan zowel ongestructureerd als gestructureerd worden opgeslagen. Op het moment dat data in een context wordt geplaatst, de betekenis duidelijk is en op een juiste wijze geïnterpreteerd kan worden, is data inzetbaar als informatie. Informatie kan voor een gebruiker een belangrijke bron zijn om tot een correct en weloverwogen besluit te komen. Goed datamanagement is onmisbaar bij het op tijd beschikbaar hebben van de juiste informatie. Daarmee zit datamanagement in de kern van de informatievoorziening (IV) van een organisatie.
Dat wat in het werkveld ‘Informatiemanagement’ wordt genoemd, is vaak verantwoordelijk voor de IV in een organisatie. De vraag die daarmee opborrelt is: Ontslaat het hebben van goed datamanagement je van het hebben van goed informatiemanagement?
Datamanagement gaat, zoals hierboven geschetst, over het onderhouden, actualiseren, beheren en beveiligen van data. Als we op zoek gaan naar definities van Informatiemanagement, kom je, surprise-surprise, verschillende varianten tegen. Ook de doelstellingen van IM zijn niet altijd hetzelfde. Bijvoorbeeld:
De doelstelling van informatiemanagement is het zorgdragen voor de beschikbaarheid van de gevraagde informatievoorzieningen.
Of:
Informatiemanagement zet informatie en IT zodanig in dat het de doelstellingen en strategie van de organisatie ondersteund.
Zelf gebruik ik graag deze:
Informatiemanagement is een proces dat ervoor zorgt dat de informatiebehoeften die vanuit verschillende werk- en bedrijfsprocessen van een organisatie ontstaan, worden vertaald in informatievoorziening.
Met deze laatste positioneer je IM heel nadrukkelijk tussen de business en de IT organisatie in en wordt er gestuurd vanuit het bedrijfsproces.
Zoals eerder geschetst, bestaat informatie uit data (al dan niet gestructureerd) en kan deze worden gepresenteerd aan een gebruiker, zodat deze op basis van die informatie beslissingen kan nemen. Informatiemanagement kent de bedrijfsprocessen en brengt de vraag naar informatie in kaart. Datamanagement kent en begrijpt de aanwezige data en kan deze vertalen naar een informatieaanbod. En daar vinden beide werkvelden elkaar. Door het samen te doen, krijgt, mits IM gepositioneerd is daar waar het hoort namelijk in de business, datamanagement de plaats die het verdient, als kern van de Informatievoorziening in de business. Als deze vraag en aanbod samen komen, gaat data als informatie echt waarde leveren aan de business.
