Organisaties zijn voortdurend met veranderingen bezig. Agility is de hype voorbij en gemeengoed geworden in de directiekamers. “Verandering is de enige constante” wordt tot een kunst verheven en onderdeel gemaakt van de Way of Working. Van medewerkers wordt gevraagd om voortdurend met deze veranderingen mee te bewegen. Instrumenten, tooling, fysieke ruimten, training en materialen worden aan de medewerkers ter beschikking gesteld om hen in deze bewegingen te ondersteunen. Een factor die nog flink onderschat wordt is de rol van houding en gedrag in deze veranderingen. Grijpen we naar een nieuwe methode en tool omdat dat blijkbaar zo hoort, of durven we ons kwetsbaar op te stellen en deze veranderingen ook echt ín en vanuit onszelf en met elkaar vorm te geven?
Managementsimulaties, vaak ook business games genoemd, bieden een instrument dat deze aspecten combineert met al die andere belangrijke elementen. Hierbij doel ik niet op de bedrijfssimulaties waar deelnemers (vaak alleen) achter een scherm in een digitale simulatie keuzes moeten maken en beslissingen moeten nemen. Het gaat hier om simulaties waarbij de deelnemers fysiek samen in één ruimte, begeleid door een gecertificeerd spelleider en een getrainde observator, de uitdagingen aangaan die de simulatie hen voorschotelt.
Succesfactor voor verandering
Zo’n simulatie “dwingt” deelnemers te acteren in een praktijksituatie die bewust anders is dan hun eigen context maar wel een vergelijkbare problematiek kent. In deze situatie wordt de deelnemer geconfronteerd met strategische doelstellingen, plannen, programma’s/projecten en alledaagse problemen. De simulatie daagt hen uit daarvoor oplossingen te bedenken, naar resultaten toe te werken en voortdurend en zichtbaar te verbeteren. Soms als individu, meestal als team.
Er zijn twee redenen waarom dat in een spelsituatie veel beter lukt dan in de praktijk:
- Reductie van complexiteit: de game schept een weliswaar afwijkende maar overzichtelijke omgeving. Hierdoor overzien de deelnemers veel directer wat de impact van hun handelen is op de rest van de organisatie.
- Indikken van tijd: iets wat in een organisatie een half jaar duurt, wordt beleefd in een half uur.
In korte tijd worden veranderingen in de organisatie voorgesteld, voorbereid, getest en doorgevoerd. Je leert direct van de gevolgen die aanpassingen in de werkprocessen, ketens, projecten, systemen of organisatie indeling hebben voor jezelf en anderen. Doordat het praktische eigen ervaring is, blijft het beter hangen dan na een theoretische training.
Het is uiteraard wel belangrijk om bij een bepaalde verandering of thema zoals dat in de organisatie speelt, de bijpassende managementsimulatie te kiezen. De simulatie is vooral succesvol als de problematiek in de simulatie overeenkomt met de problematiek (of verandering) waarmee de deelnemers in hun eigen praktijk geconfronteerd worden. Welke problematiek speelt er of welke veranderingen zijn er en waar moet de aandacht in de simulatie naar uitgaan? Welke mensen doen er mee? Welke rol hebben ze binnen de eigen organisatie en welke rol in de simulatie past daarbij zodat de doelen van de simulatie bereikt kunnen worden? Dit zijn belangrijke vragen die we vooraf inventariseren.
Evalueren en bijsturen
De reflectiemomenten tijdens de simulatie zijn gericht op deze doelen en altijd gekoppeld aan de eigen praktijk. Aan het einde van de dag stellen de deelnemers een lijst op van acties die ze zelf kunnen uitvoeren om succesvol in de verandering mee te gaan én acties die leidinggevenden (hopelijk ook zelf actief aanwezig) zouden moeten uitvoeren om de medewerkers mee te krijgen in de verandering en deze soepeler te laten verlopen.
Minstens zo belangrijk als die lijst is borging ervan in de organisatie. Dat kan op allerlei manieren, met champions en ambassadeurs die in de game zijn opgestaan, een verantwoordelijk teammanager die dit op zich neemt, of onder externe begeleiding. Vast onderdeel van de simulatie is in ieder geval de eindevaluatie, enige weken na de simulatie. Welke acties zijn opgestart na de simulatie? Wat was het effect en waren deze al dan niet succesvol? Wat zijn vervolgstappen? Dan krijgt de simulatie echt toegevoegde waarde voor de organisatie en wordt het meer dan een leuke en leerzame dag. Want een leuke dag, dat was het sowieso!
