3 redenen waarom organisaties zelf kritisch moeten kijken naar processen (en ze dus van niemand klakkeloos iets aan moeten nemen)

In een snel veranderende zakelijke omgeving is het essentieel voor organisaties om hun processen te blijven evalueren en optimaliseren, om zo hun aanpassingsvermogen op peil te blijven houden. Tegelijkertijd zijn er veel goede ideeën op de markt voor organisaties om hun processen anders in te richten. Denk daarbij aan digitale transformatie-modellen, agile frameworks, cloud-strategieën, etcetera. Het klakkeloos overnemen van die goede ideeën en bestaande processen aanpassen zonder hier zelf kritisch naar te kijken, kan leiden tot inefficiëntie en het missen van waardevolle kansen. Benieuwd waarom dit zo is? In deze blog bespreek ik de drie voornaamste redenen waarom organisaties zelf kritisch moeten blijven kijken naar hun processen.

Processen zijn een uiting van identiteit

Organisatie- of bedrijfsprocessen zijn de waardestromen die met een portfolio van producten en diensten waarde leveren. Als de waarde extern geleverd wordt zijn het veelal de primaire processen, als de waarde intern geleverd wordt betreft het vaak ondersteunende of secundaire processen. Het zijn de herkenbare structuren van een organisatie, ze geven uiting aan de identiteit van de organisatie. En een identiteit verandert niet “omdat een ander dat zegt”. Een identiteit creëer en bewaak je bewust. Dat is een continu proces.

Maar hoe doe je dit?

1. Eigenaarschap

Ik kom wel eens in organisaties waar proceseigenaren zijn benoemd, die verantwoordelijk zijn voor de efficiëntie en effectiviteit van processen. Processen die soms gemakkelijk te koppelen zijn aan de identiteit van de organisatie. Bijvoorbeeld huisdierenverzekeringen, wijkzorg of koeltransport. Soms is die koppeling moeilijker te maken en zijn het algemene procesnamen zoals productie, inkoop of financiën. In dat laatste geval is er veel aandacht voor de effectiviteit, in het eerste geval is efficiëntie meer top of mind. Voor beide gevallen is eigenaarschap het sleutelwoord. Wanneer dat niet duidelijk is belegd is het lastig om te sturen want: “wie is ervan?”. Eigenaarschap van processen vraagt diepgaande analyses en duidelijke uitkomsten. Daarvoor staat een organisatie, met een beetje hulp van buitenaf, zelf aan de lat.

2. Meten is weten
De hiervoor benoemde efficiëntie en effectiviteit zijn te meten en dat levert waardevolle input op om te sturen. Maar zonder duidelijke meetdoelen kan meten ook gevaarlijk zijn, omdat aan meetresultaten weleens de verkeerde conclusies verbonden worden. Of het wordt een doel op zichzelf. Een organisatie zal zelf moeten bepalen wat ze willen meten en welk doel daaraan verbonden is.

3. Cadans en synchronisatie
In elke organisatie is wel een heartbeat te vinden. Een ritme en cadans in processen die periodiek terugkeren. Het zien en benoemen van die cadans helpt om de eerste stap te zetten op weg naar synchronisatie door de hele organisatie. En dat helpt om de efficiëntie en effectiviteit van de processen te verbeteren. Ook die heartbeat hoort bij de identiteit van de organisatie. Het vraagt dus intern onderzoek om die heartbeat te zien en te benoemen. De volgende stap is om die heartbeat tegen de primaire en secundaire processen te houden en synchronisatie aan te brengen zodat planningen, uitvoering, oplevering en rapportages in elkaars verlengde komen te liggen.

Ga niet opnieuw het wiel uitvinden

Het is belangrijk om op te merken dat kritisch kijken naar processen niet betekent dat je als organisatie alles zelf moet uitvinden. Het kan waardevol zijn om best practices en frameworks te gebruiken als richtlijnen, maar deze moeten altijd worden aangepast aan de specifieke behoeften van de organisatie. Het is dan ook niet verstandig om klakkeloos een framework zoals het Scale Agile Framework (SAFE) over te nemen, zonder kritisch te kijken welke onderdelen zinvol zijn om toe te passen. Ook kan het vasthouden aan verouderde processen de groei en innovatie van een organisatie belemmeren.

Kortom, organisatie moeten kritisch naar hun processen kijken om vast te stellen welke processen hun identiteit versterken en welke processen die identiteit in de weg zitten. Het is belangrijk dat organisatie hun processen aanpassen aan hun eigen behoeften en context, en niet klakkeloos alles van anderen overnemen. Door dit te doen, versterk je als organisatie je concurrentiepositie en blijf je succesvol in een dynamische zakelijke omgeving.

Ben je benieuwd hoe wij je hierbij kunnen helpen? Dan weet je me vanaf nu te vinden.

Erik Kieboom

Erik Kieboom

Erik is het grootste deel van zijn carrière actief met begeleiding en advisering van organisaties bij hun veranderreizen zoals bijvoorbeeld implementaties van complexe IT-systemen, de adoptie van nieuwe werkmethoden en cultuurveranderingsvraagstukken. Zijn oog voor de pragmatiek, haalbaarheid en duurzaamheid van veranderingen draagt bij aan het neerzetten van een gezonde en menselijke basis van verandercapaciteit bij klanten.

Download onze whitepaper - Visie Agile voor serviceorganisaties