Wendbaarheid als nieuwe realiteit

5 kenmerken van wendbare zorginstellingen

by Rik Durlinger

Wendbaarheid als nieuwe realiteit

5 kenmerken van wendbare zorginstellingen

by Rik Durlinger

by Rik Durlinger

Veel zorgorganisaties hebben te maken met dynamische en complexe veranderingen. Jarenlange strategierapporten en grootscheepse veranderplannen worden steeds vaker door de tijd ingehaald.

Kortom, zorgorganisaties lijken vooral bezig te zijn met overleven. Dagelijks wendbaar zijn en doen is het enige antwoord. We zetten 5 kenmerken op een rijtje die de wendbare zorg versnellen:

1. Co-creatief leiderschap

Steeds meer zorgorganisaties laten de oude ‘command and control’ structuur los en benutten interne kennis om tot nieuwe oplossingen te komen. Het inzicht groeit dat iedere medewerker – onafhankelijk van de positie in de organisatie – een idee kan hebben om de dienstverlening te verbeteren zodat de organisatie relevanter en toekomstbestendiger wordt. Een verpleegkundige kan net zo’n waardevolle klantkennis hebben als een medisch specialist. Het betrekken van alle medewerkers zorgt voor een sterke cultuur en identiteit. Dit is het startpunt voor veerkracht. Wederzijds respect en mensgerichtheid is immers het begin. Bestuurders en directeuren zetten hierin met hun voorbeeldfunctie de toon. Zij leggen het fundament voor samenspel en wendbaarheid. Kortom, doe een beroep op de wijsheid van de groep! Co-creatief leiderschap heeft als voordeel dat organisaties praktische kennis benutten en zo een rijk scala aan ideeën afwegen. Op het eerste gezicht kan dit vertragend lijken te werken. De praktijk laat echter zien dat hierdoor structureel veel sneller onwenselijke opties afgestreept worden en men zich volledig kan richten op de meest waardevolle, duurzame kansen.

2. Nieuwsgierige mensfocus

Een wendbare zorgorganisatie focust op de patiënt en kijkt verder dan de eigen organisatie, structuren en processen. Wat waarde precies voor de klant betekent, is voor een groot deel afhankelijk van de totaalbeleving. Om uit te kunnen blinken in die totaalbeleving is het voor de zorgorganisatie en haar medewerkers een vereiste om continu inzicht te hebben in het klantproces: welke reis legt de patiënt af en welke emoties spelen hierbij een rol? Voor elke medewerker betekent dit het opbouwen van mensgerichte alertheid om tijdig patiëntbehoeften en kansen en bedreigingen te zien en het belang daarvan voor de organisatie in te schatten. Doordat de digitale wereld ook de zorgorganisatie steeds imagogevoeliger maakt, zou dit niet eens een intrinsieke drive hoeven te zijn maar ook een extrinsieke noodzaak. Het respecteren van de privacy en persoonlijke informatie van patiënten is hierin van toenemend belang. Tegelijkertijd vraagt deze interne focus op de patiënt ook om een continue, nieuwsgierige blik naar buiten: veel veranderingen die impact hebben op de organisatie komen uit de buitenwereld. Denk aan wetgeving en veranderingen in de situatie van patiënten. Het tijdig signaleren van deze veranderingen, het verder kijken dan de concurrent en het hierop inspelen is cruciaal voor een wendbare organisatie.

3. Lerend vermogen

Het lerend en zelfsturend vermogen van medewerkers speelt een primaire rol in de wendbare organisatie. Voor zorgorganisaties groeit de noodzaak om de eigen organisatie steeds meer als een werk-leeromgeving in te richten. Het begint met een kwalitatief goede functie die voldoende autonomie en uitdaging bevat. Daardoor groeit voor zorgmedewerkers de verantwoordelijkheid voor het aansturen van de eigen ontwikkeling. Hierdoor leert de zorgmedewerker zichzelf en zijn of haar kwaliteiten en verbeterpotentieel steeds beter ontdekken. Hoe sterker de zorgmedewerker in contact staat met de eigen kern; hoe beter deze aansluiting kan zoeken bij de kansen in de dienstverlening en de ontwikkeling van de eigen loopbaan. Deze verantwoordelijkheid en creatieve uitdaging voor zowel zorgorganisatie als zorgmedewerker dient tot leven gewekt te worden door de HR-afdeling met de volledige en uitgesproken steun van de Raad van Bestuur. De HR-afdeling kan zich vervolgens strategischer in de organisatie positioneren omdat HRM op deze wijze een wezenlijk onderdeel gaat vormen van de business, de strategische wendbaarheid en het innovatievermogen van de zorgorganisatie.

4. Flexibele structuur

In bijna elke organisatie klinken concepten en mindsets als Lean en Agile door om wendbaar te blijven. Dit zijn principes die sowieso goed werken bij compacte en innovatieve organisaties maar soms op maat dienen te worden doorvertaald naar grotere organisaties. Grote, hiërarchische organisaties blijken immers vaak star. Het stap voor stap ontwerpen van een flexibele structuur is hierop het antwoord. Niet als een grootscheeps veranderplan, maar iteratief en vanuit directe feedback van de medewerkers. Centraal onder al deze moderne organisatiestructuren voeren een aantal zaken de boventoon die direct aan te pakken zijn. Denk daarbij uiteraard aan de principes uit Agile / Lean projectmatig werken. Decentraal organiseren, het beperken van het aantal managementlagen, zelfsturende teams, een concrete visie en missie, heldere verantwoordelijkheden en duidelijke rollen, een efficiënte overlegstructuur en het slim gebruik maken van digitale platformen zijn allemaal voorbeelden die bijdragen aan de snelle aanpasbaarheid van de organisatiestructuur. Ook het aannemen van specialistische medewerkers die zich in de breedte verder ontwikkelen (T-profiel), het bemensen van teams en afdelingen op basis van dan geldende behoeften en het “crossover” werken in meerdere teams of afdelingen tegelijkertijd draagt bij aan de wendbaarheid van de organisatiestructuur.

5. Verbonden IT-landschap

Rigide bedrijfsprocessen en inflexibele IT-systemen zijn wellicht nog wel de grootste obstakels voor het “as we speak” kunnen doorvoeren van veranderingen en nieuwe marktkansen. Processen en IT kunnen flexibeler gemaakt worden door bewust met architectuur om te gaan, het IT-landschap maximaal te verbinden en slim om te gaan met nieuwe technologie. Hierdoor kunnen processen en IT-systemen snel aangepast worden als nieuwe marktkansen zich aandienen of als strategische prioriteiten wijzigen. Digitale technologieën liggen immers aan de basis van een slimmere bedrijfsvoering, meer klantvriendelijke producten en diensten en vloeiende waardeketens. Er zijn echter maar weinig organisaties die de totale architectuur (enterprise architectuur) van de organisatie in kaart brengen en daarmee de basis leggen om alle informatielagen (business, data, applicatie en technologie) te verbinden. Een wendbaar IT-landschap zal echter ook voor zorgorganisaties het verschil kunnen maken om snel en vooral veilig (denk aan informatiebeveiliging en privacy) te kunnen bijsturen en anticiperen op marktontwikkelingen en klanten.

Rik Durlinger Wendbare Organisaties, Zorg, (Lean/Agile) Procesinnovatie, Business Games.Linkedin

Top