Bas van Staalduinen is al drie jaar de Algemeen Manager van het Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties (KOOP). KOOP ondersteunt de wetgevingsprocessen in de Eerste en Tweede Kamer en publiceert nieuwe en gewijzigde wetgevingsproducten (voormalige Staatscourant). Bas kwam bij KOOP binnen als lid van het Management Team en kreeg vrij snel de kans om de rol van Algemeen Manager op zich te nemen. In zijn positie staat hij voor de uitdaging om een brug te slaan tussen klanten (burgers, ondernemers) die overheidsproducten nodig hebben en de interne organisatie (ministeries) die deze producten levert. Dit omvat het aanpakken van migraties, het ontdekken van nieuwe toepassingen en het bedenken van innovatieve oplossingen voor maatschappelijke uitdagingen. KOOP werkt nauw samen met beleidsafdelingen van ministeries, evenals de Eerste en Tweede Kamer.

Wat was het probleem?

“Bij KOOP waren we vastgelopen. KOOP was betrokken bij drie grote projecten, namelijk Wet Open Overheid, de Bekendmakingswet en de Omgevingswet. Echter, we kampten met een tekort aan resources en iedereen binnen de organisatie leek dezelfde schaarse resources te willen gebruiken.” Dit leidde tot een dilemma aan het adres van Bas: hoe besluit je wie toegang krijgt tot deze beperkte middelen zonder de consequenties elders uit het oog te verliezen? Het Management Team stond voor een lastige keuze.

Met het Management Team pakte Bas de handschoen op en begon met het onderzoeken van oplossingen. Tijdens dit proces voerden zij selectiegesprekken met externe adviseurs, waaronder een gesprek met Erik Kieboom van Aranea. Het was tijd voor een nieuwe aanpak, en de aanpak en werkwijze van Erik overtuigde Bas en het Management Team met Aranea in zee te gaan.

“De keuze viel op Erik vanwege zijn kwaliteit en overtuigende aanpak. Tijdens de gesprekken werd duidelijk dat Erik niet alleen ervaring meenam, maar ook een diepgaand begrip had van de situatie bij KOOP. Hij oordeelde niet. Hij bracht rust en duidelijkheid in een ogenschijnlijk complex traject.”

Wat was de oplossing van Aranea?

“We wilden een oplossing voor onze vastgelopen projecten, maar ook een betere samenwerking en meer voorspelbaarheid in onze werkprocessen”, zo vertelt Bas. Ze begonnen met het idee van DevOps, maar na overleg met Erik besloten ze om te kiezen voor het Scaled Agile Framework (SAFe). Dat raamwerk omvat, naast agile en DevOps principes, veel methoden en procesbeschrijvingen die de voortbrengingsketen van opdrachtgever tot burger beter laten renderen. Erik benadrukte hierin het belang van uitzoomen en het zien van het grotere plaatje.

“Erik bracht echte waarde door het onderliggende probleem van KOOP bloot te leggen en hun denkwijze te veranderen. Hij leerde het managementteam om de agile principes niet alleen te begrijpen, maar ook echt te implementeren in hun dagelijkse werk. Dit omvatte het volgen van cursussen en het aanleren van voorbeeldgedrag door het Management Team.”

Het resultaat

Het resultaat van de samenwerking met Erik en Aranea was duidelijk: rust en overzicht. Deze verandering werd tijdens alle evaluaties en presentaties erkend en benadrukt, ook door opdrachtgevers. Gedurende het traject werden de verschillende stappen zoals het begrijpen en naleven van agile principes, het volgen van cursussen en het ontwikkelen van voorbeeldgedrag steeds herhaald door alle teams, inclusief het Management Team. De grootste verandering was echter de herstructurering van teams om afhankelijkheden te minimaliseren.

De samenwerking vereiste een gedragsverandering, niet alleen binnen het Management Team, maar ook binnen de rest van de organisatie. KOOP communiceerde duidelijk hun plannen en roadmap naar de rest van de organisatie om een rode draad door het jaar heen te behouden. Hierdoor kon het team zich concentreren op belangrijke doelen en bijzaken naar de achtergrond verschuiven.

“Erik fungeerde als een gids en liet het team zelf de veranderingen doorvoeren. Hij zorgde voor een organische aanpak waarbij het team in staat was om binnen de kaders van het framework zelf oplossingen te vinden. Ik zeg dan ook graag ‘Erik heeft niets gedaan, hij heeft het ons laten doen.'”

Samenwerking en toekomstige plannen

“De samenwerking tussen KOOP en Aranea begon in de zomer van 2020 en loopt nog steeds. We kijken nu naar de andere kant van de organisatie na de fusie met Logius om dezelfde aanpak te implementeren. Het uiteindelijke doel is om tegen het einde van 2024 of begin 2025 de gewenste veranderingen te realiseren.”

In deze samenwerking heeft Bas geleerd om zijn traditionele denkwijze los te laten en agile principes toe te passen. Het vereiste aanpassingen in gedrag en communicatie, maar het resultaat was meer rust, overzicht en efficiëntie binnen KOOP. De flexibiliteit en expertise van Erik en Aranea waren essentieel voor het succes van dit traject.