Digitale Strategie als Kompas

by Jan Willem Wolters

Meer mensen helpen met minder medewerkers, Citrix-aanvallen en complexe cliëntendossiers. Het zorglandschap verandert en niet zo’n klein beetje ook. De afgelopen twee jaar hebben maar al te duidelijk gemaakt dat de zorg niet langer om digitalisering heen kan.

Jacqueline de Both, Manager Bedrijfsondersteuning bij RIWIS Zorg & Welzijn in Apeldoorn weet daar alles van. Zij begeleidde afgelopen jaar het traject rondom het opstellen van een digitale strategie.

Waarom is er een digitale strategie nodig bij RIWIS?

“Riwis is een zorgorganisatie met GGZ- en ouderenzorg. We hebben ruim 730 medewerkers die werkzaam zijn in de driehoek Apeldoorn, Hattem en Doetinchem. Door de veranderingen in het zorglandschap is het nodig om voorbereid te zijn op de toekomst. Zo moeten we in de nabije toekomst met minder medewerkers meer mensen moeten gaan bedienen, zonder dat dit ten koste gaat van de tijd en aandacht voor de cliënten en bewoners. De afgelopen coronaperiode maakte duidelijk dat we daar echt mee aan de slag moesten. We wilden iets voor langere tijd, waarmee we ook werkelijk toekomstbestendig kunnen zijn. Zo kwamen we op het idee om een nieuwe digitale strategie uit te stippelen. Een stappenplan dat als kompas kan dienen voor de komende jaren. Elk plan of idee wordt getoetst aan die opgestelde strategie.”

Hoe zijn jullie te werk gegaan?

“We wisten wat we nodig hadden, maar wij zijn zelf niet dagelijks bezig met zo’n traject. Ik geloof daarbij sterk in het aantrekken van externe partijen om hun expertise en frisse blik. Terwijl wij op zoek gingen naar een partner voor het opstellen van een passende digitale strategie, waren we ook midden in de coronacrisis beland. Het werd daarom snel duidelijk dat het creëren van digitale werkplekken een parallel lopend project moest zijn. Digitale werkplekken mét veiligheid voor de toekomst.”

Hoe kwamen jullie bij Aranea uit?

“We hadden een nieuwe meerjarenstrategie (strategiekaart) opgesteld met ambities. Met daarop bouwstenen, zoals digitalisering. Via Intrakoop (een inkoopcoöperatie voor zorgorganisaties, red.) werd Aranea aangeraden voor beide projecten. Zo kwam Jan Willem Wolters (adviseur Aranea) samen met een klein team langs om te inventariseren waar we behoefte aan hadden en om een plan op te stellen. Dat voelde meteen goed. De rust, expertise en het durven stellen van kritische vragen was voor ons precies wat we nodig hadden.”

Hoe is het opstellen van de digitale strategie verlopen?

“Het Aranea team sprak met verschillende groepen medewerkers in de organisatie en bracht die uitkomsten steeds terug naar de tafel. We hadden daardoor geen noemenswaardige verrassingen. We ontdekten dat er ruimte moest komen voor innovatie. Onze ICT inrichting was op dat moment kaderstellend en beperkend. Veel dingen konden niet. Aranea heeft veel ervaring met zorginstellingen en dat hebben we gemerkt in het proces. Er werden ideeën aangedragen die bij andere instellingen werken. Omdat elke organisatie op een eigen manier werkt, was zoiets nooit helemaal dé oplossing. Wel konden we zo samen de juiste koers bepalen. Door de coronamaatregelen hebben we bijna een jaar lang uitsluitend via de digitale weg contact gehad. Alleen dat is al een prestatie op zich!”

Waar staan jullie nu?

“We zijn op koers. We hebben een strategie voor de komende jaren. Onze ICT-kanjers en betrokken collega’s hebben binnen de organisatie ontzettend hard gewerkt. Niet alleen rondom de digitale werkplekken, maar ook qua input voor de digitale strategie. Het mooie is dat ook zij nu profijt hebben van het gelopen traject. We kunnen nu van brandjes blussen naar innovatie en ondersteuning.

Is een digitale strategie voor elke zorgorganisatie nodig?

“Je kunt als zorgorganisatie niet meer om een digitale strategie of investering in ICT heen. Je wilt gewoon dat een medewerker met één druk op de knop op zijn telefoon de data heeft die ze nodig heeft voor het leveren van goede zorg. Zonder die innovatie wordt zorg in de toekomst moeilijk te organiseren en te verlenen.

Over het algemeen is het zorglandschap vooral bezig met zorg leveren, dus digitalisering is vaak geen prioriteit. En toch is het belangrijk om oog hiervoor te houden, zeker als je denkt aan de risico’s van cyber-aanvallen en aan de andere kant de toename van cliënten en dat we de zorg anders moeten organiseren. Ook voor ons is budget altijd lastig, omdat je voor hetzelfde bedrag ook een zorgmedewerker aan het werk kan zetten. Je moet aan de langere termijn denken. Dat is het waard.”

Wat is de meerwaarde van Aranea geweest in dit traject?

“Aranea kan luisteren, behoefte peilen en kritische vragen stellen. Daarmee zijn ze een waardevolle sparringpartner. Ze leiden je op weg naar een digitale strategie die bij de organisatie past. Iedere organisatie is anders, dus het is belangrijk om iets passends te krijgen. Door het maatwerk wordt een koers breed gedragen binnen de organisatie.”

Zou jij Aranea aanbevelen?

“Wij zijn tevreden en enthousiast over de samenwerking. We zijn nog bezig met de laatste punten, maar we sluiten zeker niet uit dat er nog een verdere samenwerking komt op andere gebieden binnen de strategie.”

Jan Willem WoltersInterim Management & AdviesLinkedin

Geef een antwoord

Top