Als gevolg van een aantal wereldwijde acquisities en de daaruit voortvloeiende reorganisatie besloot een wereldwijde petrochemische speler om programma- en projectmatig werken tot één van de primaire bedrijfsprocessen te benoemen. Binnen het Informatie Technologie domein werd besloten een wereldwijde programma management organisatie in te richten en samen met een derde partij een eigen programma- en projectmanagement methode te ontwikkelen.

Vervolgens zag men zich geconfronteerd met de vraag hoe deze nieuwe methode ingeregeld moest worden in de nieuwe wereldwijde organisatie. En op welke wijze. Na een aantal gesprekken bleek Aranea de geschikte partner te zijn om samen met de organisatie dit te gaan bewerkstelligen.

De Aanpak

In een aantal interactieve sessies heeft Aranea haar visie op Project Management gedeeld met de klant. Die visie behelst onder andere dat het absoluut onvoldoende is om te denken dat het trainen van een aantal project managers in een project management methodiek (Prince2 of PMBoK of een willekeurige andere methode) leidt tot succesvolle projecten. In Aranea’s visie dient er sprake te zijn van een integrale verankering van het project management gedachtengoed, van project medewerker tot stuurgroeplid. Daarnaast dienen project managers uiteraard over specifieke competenties te beschikken, alsook domein kennis. Een extra uitdagende factor die in deze casus een rol speelde was het feit dat medewerkers door de acquisities en reorganisaties van de ene op de andere dag in een nieuwe setting met nieuwe collega’s, veelal verspreid over de wereld, zouden moeten gaan samenwerken. Aspecten als ‘team building’ en het aandacht schenken aan ‘ABC’ (Attitude, Culture and Behavior) werden daarmee ook ineens relevant.

De Uitvoering

In overleg met de opdrachtgever is ervoor gekozen om een ‘World Tour’ te gaan samenstellen. Aranea’s ervaren programma en project managers hebben zich verdiept in de door de opdrachtgever zelf ontwikkelde project management methode en vervolgens een divers aantal trainingen en opleidingen ontwikkeld, variërend van ééndaagse trainingen voor (toekomstige) stuurgroepleden (lees: de business exeutives) tot intensieve vijfdaagse trainingen voor (toekomstige) project managers. Het feit dat een aantal van onze adviseurs verbonden is aan uiteenlopende opleidingsinstituten (alsmede hogescholen en universiteiten) en over uitvoerige didactische vaardigen beschikken was voor de opdrachtgever een doorslaggevend argument om op deze manier met ons dit project samen vorm te geven. Verder is gekeken hoe de aspecten ‘teambuilding’ en ‘awareness creëren’ aangepakt zouden kunnen worden. Instrumenten die we daar onder andere voor inzetten zijn business simulation games als The Challenge of Egypt en TOPmeeting. Parallel aan deze trainingen, opleidingen en games, die wereldwijd aan 1.000+ deelnemers gegeven worden, is begonnen met het inrichten van een intranet portal met onder andere handleidingen, Quick Reference Guides en document sjablonen.

Het Resultaat

Na afronding van dit project zal er sprake zijn van de uniforme en transparante inrichting van het business process ‘project management’. Binnen de gehele organisatie, over alle geledingen heen, zullen mensen geïnformeerd en getraind zijn in het werken volgens de door de opdrachtgever geselecteerde programma en project management methode. Op business niveau zal er sprake zijn van de benodigde ‘awareness’ als ’t om projectmatig werken gaat. Daarnaast zal er sprake zijn van coherente ingerichte teams met aandacht en respect voor culturele verschillen binnen de teams.