Een populaire bezigheid van veel bedrijven is het opstellen van architectuur uitgangspunten. Dit kan en wordt op veel niveaus gedaan: zo wordt er anno nu gewerkt aan enterprise architecturen, informatiearchitecturen, infrastructuur architecturen, applicatie architecturen, beveiligingsarchitecturen en zo zijn er vast nog meer! Het werken onder architectuur is een van de antwoorden op de vraag om meer overzicht en controle (grip) op de ontwikkelingen binnen een bedrijf te krijgen. Dit was dan ook de vraag bij een grote hogeschool in het westen van het land waar een flinke groei in studentenaantallen en een gewijzigde visie op onderwijs en lesgeven zorgde voor de noodzaak om de ICT infrastructuur flink aan te gaan pakken.

Primaire doelstelling hierbij was om meer diensten te kunnen leveren naar gebruikers (er was bijvoorbeeld een mailbox van 25MB voor studenten, die dan ook niet gebruikt werd), meer flexibiliteit in de dienstverlening (snellere invulling van functionele vragen) te kunnen bieden en een betere aansluiting bij andere hogescholen en SURF te kunnen realiseren. Daarnaast werd er veelvuldig gesproken over ICT- duurzaamheid en het toekomstige gebruik van cloud diensten.

De Aanpak.

Bij de hogeschool bleek dan ook een duidelijke behoefte te bestaan aan een andere infrastructuur architectuur en aan een andere aanpak van de ontwikkeling en sturing van die infrastructuur. Uiteindelijk heeft dit geleid tot de goedkeuring van het College van Bestuur van een architectuur project dat op hoofdlijnen de volgende fasering hanteerde:

1. Inventarisatie 
2. Terugkoppeling uitgangspunten 
3. Vaststellen blauwdruk 
4. Uitwerken in projectoverzicht 
5. Opstellen PSA voor deelprojecten 
6. Aanpassen blauwdruk

De invulling.

Begonnen werd met het inventariseren van de wensen bij gebruikers en klanten van de ICT omgeving, de ervaringen van de ICT beheerders, de visie en verwachtingen van het management en de specifieke marktontwikkelingen bij vergelijkbare omgevingen. Veelal gebeurde dat in persoonlijke gesprekken, workshops in kleine groepen en ‘pauze gesprekken’ waarbij “toevallig” willekeurige mensen (met name studenten) werden aangesproken.

Ieder organisatie heeft visionaire mensen, die vanuit hun ervaringen in dezelfde of vergelijkbare omgevingen al een goed beeld hebben van de meest optimale oplossingsrichting voor hun organisatie. Gebruik maken van deze visionairs is een essentiële voorwaarde om een goed architectuurvoorstel te doen. Indien aanwezig zijn ook de informatie managers hierbij van onschatbare waarde, zij moeten dan ook nauw betrokken worden bij het opstellen van de architectuur. Bij de hogeschool stond informatie management nog in de kinderschoenen, waardoor de (ongewenste) situatie ontstond dat de ICT vooruit moest gaan lopen op de informatie management plannen. Er is toen bewust gekozen om eerst een solide ICT-fundament (in de vorm van een infrastructuur) neer te leggen, om daar later de rest van het “huis” op te kunnen bouwen en aan te sluiten bij de wensen van informatie management. Uiteraard is al wel gekeken naar de visie ten aanzien van informatie management en de verwachte keuzes daarin. Na de inventarisatie zijn de basisuitgangspunten waaraan de infrastructuur moet gaan voldoen, in een breed kader neergelegd binnen de organisatie, om zo richting te geven aan een manier van denken over de toekomstige infrastructuur.

De stap daarna was het vaststellen van een visie op de gewenste infrastructuur in de vorm van een blauwdruk. Hierbij werden algemene uitgangspunten uitgewerkt, gecombineerd met specifieke uitgangspunten voor de verschillende componenten van de infrastructuur. Die blauwdruk is later de basis geweest om het programma en de verschillende individuele projecten te definiëren om te komen tot de nieuwe gewenste infrastructuur.

Voor het merendeel van de projecten dat opgestart werd, is vervolgens een zogenaamde PSA (Project Start Architecture) opgesteld om zo gerichte doelstellingen aan het project te kunnen geven en het voortschrijdend inzicht in te kunnen verwerken, zonder de blauwdruk daar op aan te hoeven passen.

De blauwdruk wordt periodiek aangepast aan de op dat moment bekende status, zodat deze altijd als startpunt kan gelden voor nieuwe projecten.

Het Resultaat.

De blauwdruk heeft voor een duidelijke visie gezorgd op hoe de infrastructuur vormgegeven dient te worden. Op basis hiervan zijn projecten opgestart om de omgeving aan te passen aan de nieuwe blauwdruk. De hierdoor gerealiseerde flexibele omgeving sluit daarmee veel beter aan op de ontwikkelingen op de hogeschool.

De inrichting van de infrastructuur heeft ook een directe (positieve) weerslag op grote projecten voor onder meer het Studenten Volg Systeem en Roostering pakket, waardoor er veel meer in mogelijkheden wordt gesproken dan in onmogelijkheden.

Door de uiteindelijke afstemming van het strategisch en tactisch informatiebeleid met de blauwdruk (en andersom) is een veel betere sturing mogelijk van de ICT infrastructuur.