Al bij de selectie van het nieuwe kantoor dat in 2012 betrokken zal worden heeft een provincie ingezet op Het Nieuwe Werken (flexwerken, mobiel- en thuiswerken): de nieuwe huisvesting zal 30% minder werkplekken hebben. Deze provincie verwacht zo goedkoper én slagvaardiger te kunnen opereren. Om dat mogelijk te maken, moet de ICT-ondersteuning flink gemoderniseerd worden. Dat was voorzien: in aanloop naar de verhuizing is enkele jaren niet in de werkplekapparatuur geïnvesteerd.

Nu is het tijd voor een inhaalslag. Bovendien is er in het nieuwe pand geen plaats voor een rekencentrum: de computerapparatuur zal bij een commercieel datacentrum onder worden gebracht. Alles bij elkaar een complexe operatie, met directe gevolgen voor alle medewerkers. En er is een harde deadline: het oude gebouw moet op een vaste datum leeg worden opgeleverd.

Aranea kreeg de opdracht om voor de transitie een sluitend plan te maken. Op basis van een zorgvuldige analyse van de actuele situatie en de behoeften die zullen ontstaan als consequentie van Het Nieuwe Werken. Zo vervalt straks het verschil tussen binnen en buiten: elke werkplek krijgt via Internet toegang tot de servers en services in het datacentrum, of men nu thuis, onderweg of op kantoor zit. En uiteraard moet de apparatuur de onderlinge communicatie krachtig ondersteunen.

Een dergelijke grootschalige ingreep in de ICT-infrastructuur vraagt om een degelijke architectuur, die garandeert dat de provincie over een betrouwbare automatisering beschikt die de eisen en wensen vervuld en past bij een extern geplaatst rekencentrum. Bovendien waren er stringente bezuinigingsdoelstellingen te realiseren.

De Aanpak.

Aranea heeft de bestaande infrastructuur geanalyseerd en de gevolgen en risico’s van de bestaande ICT infrastructuur bepaald. Op grond van haar kennis van de markt heeft Aranea de provincie inzicht kunnen geven in de beschikbare oplossingen. Om de keuze ook financieel gefundeerd te kunnen maken is een volledige business case gemaakt waarin alle aspecten zijn verwerkt. Verschillende scenario’s werden aan de provincie voorgelegd, met consequenties en adviezen over outsourcingsmogelijkheden.

Het Resultaat

De adviseurs van Aranea hebben een duidelijk en volledig gefundeerd advies neergelegd ten aanzien van de combinatie van technieken die de provincie kan toepassen om een effectieve ICT infrastructuur neer te zetten waarmee niet alleen de business behoeften vervuld kunnen worden maar tevens ook grote sprongen ten aanzien van beheer, flexibiliteit en kosten gemaakt kunnen worden. Het advies werd onderbouwd door een solide businesscase die zowel de gevolgen voor opex als capex adresseerde.