Hoe verbeteren we als Gemeente de kwaliteit van onze bedrijfsvoering? Hoe verhogen we het vertrouwen van de burgers en bedrijven in het openbaar bestuur? Hoe zorgen we voor kostenbesparingen? Met deze complexe vragen zag een middelgrote gemeente uit het midden van het land zich geconfronteerd. Antwoorden op deze vragen waren niet één-twee-drie te geven. Een factor echter die een significante bijdrage kan leveren aan de beantwoording van de vragen is de informatievoorziening van de organisatie.

Samen met de Gemeente heeft Aranea een business case en organisatieblauwdruk opgesteld om de bijdrage van een verbeterde inrichting en beheer van de informatievoorziening aan te tonen, evenals een manier om dit te organiseren. 

De Aanpak.

De gevolgde stappen zijn in hoofdlijnen:

• Het in kaart brengen van de huidige situatie rondom de inzet en de organisatie van informatievoorziening binnen de Gemeente;
• Het ontwikkelen van een visie op de informatievoorziening binnen de Gemeente;
• Het vaststellen van gemeentelijke doelstellingen waaraan een verbeterende informatievoorziening een bijdrage kan leveren;
• Het voorstellen van maatregelen/projecten om de doelstellingen realiseren en het opstellen van een business case voor deze maatregelen/projecten;
• Het voorstellen van een organisatieblauwdruk voor de informatievoorziening.

De Invulling.

In de huidige situatie werd de organisatie beheerst door het fenomeen: integraal management! Van iedere manager werd verwacht dat deze het PIOF spectrum (Personeel, Informatie, Organisatie en Personeel) beheerst om de taken van zijn of haar afdeling tot uitvoer te brengen. Voor Financiën en Personeel zijn aparte afdelingen georganiseerd om te adviseren, waarbij vooral Financiën als strategisch middel wordt ingezet om de organisatie te sturen.

Voor Informatie en Organisatie gelden dergelijke afdelingen niet en zij worden niet gebruikt als strategisch instrument. Zij spelen geen noemenswaardige rol van betekenis in de organisatie en diens doelstellingen. Veel aspecten van PIOF zweven in de organisatie en werden onvoldoende in onderlinge samenhang gebracht op alle sturende niveaus.

Om wel de onderlinge samenhang tussen de PIOF domeinden te bereiken is voorgesteld om informatievoorziening te verankeren op strategisch en tactisch managementniveau en van daaruit centraal te besturen. De rol van Informatie management is hiervoor essentieel. Van daaruit wordt gemeentebreed een informatiebeleid en informatiearchitectuur opgesteld, op basis waarvan de verder voorgestelde verbetermaatregelen binnen het I-domein worden getoetst, afgestemd en ingericht.

De voorgestelde verbetermaatregelen kunnen een aanzienlijke bijdrage leveren aan de doelstellingen van de Gemeente: meer en beter integraal en interactief samenwerken, mijden van vrijblijvendheid en het structureel besparen op de bedrijfsvoeringskosten.

De voorgestelde verbetermaatregelen betekenen:

• De komende vier jaar kunnen door het inrichten van een goede informatievoorziening de jaarlijkse bedrijfsvoeringskosten substantieel verlaagd worden.
• Daarnaast wordt de dienstverlening aan de burger vergroot door kortere doorlooptijden van (aan)vragen, ruimere “openingstijden”, meer uitgebreide dienstverlening via internet en minder fouten in de dienstverlening doordat gegevens betrouwbaarder zijn.
• Tevens leidt een goede informatievoorziening tot een betere transparantie en bestuurbaarheid van de bedrijfsvoering, omdat (uitvoerende) bedrijfsprocessen van begin tot eind inzichtelijk zijn en snel en gericht bijgestuurd kan worden bij eventuele bottlenecks.
• De huidige “eilanden” van automatisering worden gekoppeld tot gemeentebrede informatiesystemen, waarbij er geen doublures meer zijn in applicaties, gegevens en documenten. Tevens zijn in deze situatie de gegevens en documenten digitaal gemeentebreed beschikbaar. Dit betekent dat er minder tijd besteed wordt aan het opzoeken, verwerken en overdragen van gegevens en documenten, en dat de totale verwerkingstijd en doorlooptijd van de bedrijfsprocessen verkort wordt.

Het Resultaat.

Het management van de Gemeente heeft het (strategische) belang en de mogelijke bijdrage van de informatievoorziening onderkend en besloten om het I-domein als strategisch en tactisch stuurinstrument in te vullen. Hiervoor is de functie van informatiemanagement ingevuld. De Informatiemanager heeft als taak om het I-domein verder in te richten en verdere uitwerking en sturing te geven aan de voorgestelde verbetermaatregelen op het gebied van de informatievoorziening.